事務の命名法の種類、その機能と目的

企業の効果的なドキュメント管理の組織は、そのための適切な条件の創出なしには不可能です。 или на бумажных носителях. そのうちの一つは、 電子形式または紙の上の事務の命名法として機能します。 その活動は、文書に接続されている専門家、場合、尋ねる：「事務の命名法の種類はどのようなものです」 - それは正確にそれらを呼び出す必要があります。 こうした従業員が迅速、アレイのマニュアルで自分自身を配向させる分類を知ることが義務づけられているという事実。

例範囲：概念、種類、コンテンツ、値

作成順を説明する前に、専門用語を理解しています。 представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. ケースの命名法の種類は、保存期間を示すその活動中の企業によって生成された文書の複合体の名前の体系的なリストの所定の形で開発されたカテゴリです。 彼らは必要な行為を迅速に検索するために必要です。 取引のスピードは品質の範囲に依存します。 配布するために使用リストやグループは、フォルダ内の安全な物価スライド設立保持期間を実装する行為します。 これらは、参照ファイルの作成を提供し、会計情報の源として役立ちます。 , как типовая, примерная, индивидуальная. 実際には、 命名法のこれらのタイプは、典型的な、典型的な個々のような作品を使用しました。 同社は独立して、アカウントにその活動の詳細を取ってリストを作成する義務があります。

必要条件

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. ケースの種類、それらの特性及び目的の範囲を考えると、規制は、それらのコンパイルに使用されるルールを定義します。 リストの形成時に、次のとおりです。

1. 、記述、整理、検索、およびドキュメントを格納する、会計へのアプローチの結束を確認します。
2. インデックスを使用してください。 これは、リストの該当するセクションに改正、修正や追加を提供します。
3. 安定性の指標を制御します。

一般的特性

, указанные выше. 私たちは簡単に目的及び上記例のタイプの範囲を調べてみましょう。 個々のリストは、特定の組織のために開発されています。 彼らは日常の活動のために使用文書を反映しています。 同じ業界では行為の同じタイプを使用している企業が関与する傾向があります。 номенклатуры дел. 標準命名法を用いて統一し、グループの場合、およびe総務について。 後者は、勧告を持っています。 дел являются обязательными. ケースの命名法の典型的なタイプは必須です。 これらは通常、業界全体の企業のための統一インデックス（システム）と一緒にインストールされています。 典型的な例示的な命名法は、親組織をコンパイル。 彼らは、特定の企業のための個々のリストの形成のための基礎として役立ちます。 彼らは、順番に、高い構造との合意に従います。 находятся в ведении квалифицированных специалистов. 業務とそのデザインの命名法の種類は、資格のある専門家によって運営されています。 彼らは彼らと仕事の在庫や組織に魅了されています。 形成される命名法は、オフィスやアーカイブ事業と調整する必要があります。

重要な要因

業務の命名にかかわらず、標準またはインベントリの存在、すべての企業に存在しなければなりません。 組織のために、統合文書の最適な発達と考えられています。 подразделений. これは、 総務部門の命名法のすべての種類が含まれています。 適切なアーカイブで合意した連結リスト。 その承認を得た後、構造単位のリーダーは、自分の仕事で使用するための放電セクションを移しました。

準備の詳細

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. 従業員のために、チェックリストを開発し、 事務の命名法の異なる種類が、また、組成物が何であるかだけでなく、企業で使用される文書の数を知ることが重要です。 その活動では、専門家は、現在の組織の位置、および行為、スタッフの配置、分類、インベントリ、参照ファイルの昨年のリストのように。分類命名方式は、企業の構造に主に依存しますを使用します。 かなりの重要性と組織を実現して機能します。 この点で、分類カテゴリは内部分裂、および管理タスクとして動作することができますように。

ドキュメントの種類

例範囲は、会社の活動を反映するすべての行為を含める必要があります。 公共団体が使用されている文書は、作成されたとの組織のリストに含まれています。 命名法ではソリューション、参照ファイル用のサードパーティ企業から来た存在と未完の仕事であってもよいです。 出版物のリストには含まれません。 これらは、とりわけ、意思決定のコレクション、速報、マニュアル、リファレンス雑誌、パンフレット、看板などが含まれます。 組織の主な方向性を反映していないアルファベットやその他の補助材料の範囲を、含めないでください。

一般的な順序

списка разделов и подразделов классификационной схемы. 例命名法のテキストは、分類体系のセクションとサブセクションのリストの形式をとります 。 同時に、ヘッダに複雑なドキュメントを指定しました。 文書から必要な情報は、文の形で記録されています。 その後、彼らはプロジェクト項目の形成に使用されています。 リストは、表形式で表示されることがあります。 例えば：

矯正学校の種類8における事務の命名法

キャプションの言語を決定

これは、確立されたルールに従って行われます。 、彼らが必要。特に：

1. 一般化された形式で正確場合、その中に配置されている文書、種および機能的アクセサリーの組成の内容を反映しています。
2. 明確な順序で配置された結合要素を含めます：

• タイプまたはサブタイプの名前。 これには、対応履歴、受注、プロトコル、およびかもしれません。
• 組織/構造単位の名前。 文書の開発者/著者に関する情報が含まなければなりません。
• 対処されますか、ケースに収納されている行為を取得することになって、そこから会社の名前。
• 文書の簡単な説明。
• 行為の内容と関連している領土の名前。
• 文書がケースに収納されるまでの期間（日）、。 また、コピーの利用可能性についての情報を提供します。

1つの問題に関する行為

彼らは、実行順序を伴わない場合には、そのような書類がされた例タイトルを配合する際に、単語「文書」、そして最後に（カッコ内）は、その主な種類を示しています。 これは、など、たとえば次のようなものであってもよい:.製剤の報告、計画とすることができる「企業のアーカイブに関するセミナーのドキュメント（推奨教育出版物のリスト、リスト）。」

対応

それが含まれている見出しの場合は、適切な用語が含まれます。 単語「対応」した後どのような問題に、指示と誰からそれを行いました。 例タイトルにした均質特派は、自分の名前が与えられていない文字があります。 代わりに、彼らは一般的な種を示しています。 言葉遣いは、例えば、このことがあります「組織の年次報告と計画上の枝に対応」 多様特派内の文字がある場合、それらも記載されていません。 この場合には、通信の被写体のみを示しています。 例：「スタッフの適応に関する事項に対応。」 特定の通信員の名前は、実際には彼だけに、彼からの手紙が含まれているときにのみ示しています。

特定の地域に関連するドキュメント

物事はそのような行為から形成されている場合は、タイトルが対応する行政、領土単位の指定した名前です。 それは考慮にニュアンスの数を取る必要があります。

1. 文書のセットの内容は、いくつかの均質な領域が含まれている場合は、その特定の名前は表示されません。 この場合には、その全体的なモデル名を与えられました。 文言は次のようになります。「テロリズムに対抗する防衛首脳の相互作用の組織上のドキュメント。」
2. コンテンツ管理者、領土ユニットの一つに関連している場合、その名前がヘッダーに示さ。

さらに

計画書が含まれます見出しの例では、/ステートメントは、それらを構成するための期間のデータが含まれています。 これは、半年間の四半期または年になることがあります。 均質な書類をまとめるために使用される例タイトルは、最後の名前が複数形で示されています。 例：「組織の従業員の促進に関する受注。」

ボリュームの作成

それが（例えば、ドキュメントの有意な量の）いくつかの部分で形成されることが想定される場合には（必要な場合）、まず共通ヘッダを策定し、 - その部品の名前。 最後に行われた更新機能。 例：「メモ2015年」、「2015年上半期のための1巻メモ」。 形成とクリアランス複合ヘッダの過程で文書を指定することができます。 同時に、それはそれらに合理化され、非特異的な文言を含めることを禁止しました。 特に、ように「異なる」、「一般的な対応」などの言葉を使用することが許可されていません。 複雑なターンや入門言葉の使用を避けることをお勧めします。

合理化

それは2つの方法で行うことができます。

1. リストの一番上に組織全体の命名法の形成中の組織と行政の行為を含め、ビジネス上の見出しを耐えます。 次に、他のカテゴリ（契約上、計画や報告など）の名前を示すために、その重要性の降順インチ パーティション構造の例統合だけでなく、それらの中の特定の機能的な関係の行為に基づくものでなければならない最後の名前の割り当て。
2. セクションの名前の連結リストの形成では、それが分類スキーム作られ、それに基づいて直接名前部門を機能します。 名前はスタッフに合わせて配置されています。

用語の定義

予め設定された期間は、その実装、ストレージモードのタイムリーな調整の定期的なモニタリングの体制を確保する必要があります。 この理由がある場合たとえば、時間は、一時的から永久的に異なる場合があります。 規定の期間は、データモデル（部門）、企業の運転中に作成されたドキュメントの一覧に従わなければなりません。 そのようなリストが利用できない場合、概算/典型的な命名法を使用しています。 保存期間の決意も、連邦公文書館の当局と連携して行うことができます。

インデックスの割り当て

それは、それらに含まケースやドキュメントの運用およびエラーのない識別のために行われます。 インデックスは、アラビア数字で形成されたシンボルを表します。 これは、（ハイフン付き）ケースのシリアル番号を添加して符号分割を含むことができます。 たとえば、経理部門は、文書、年次報告書の支持者の開口部としてコード05が割り当てられます。 したがって、連結リストの一部として行為を含む場合は、インデックス05から01です。