例範囲。 形成順序

それらの実行後にすべての文書は、ケースにグループ化する必要があります。 GOST 51141から98に従った用語「ビジネス」は、単一のドキュメントを理解し、または組織の特定の方向に関連する文書のセットと別体カバーの下のフォルダに配置されます。 各組織の例正確な形成、ストレージ、および記録のために、毎年の文書の迅速な検索のために不可欠であるコンポーネント命名総務、（アカウントに、外部と内部環境の変化を取って）しなければなりません。

場合 業務形成 任意単位を記録保持の統一された状態のシステムの要件によって導かれるべきです。 主な条項はGOST 51141から98、ロシア政府の公文書部門の主要文書に記載されている、ガイドラインは遺体、ドキュメンタリー物質のリストをアーカイブします。 遵守することが不可欠である 文書の保存の観点 やファイル。 組織の各部門のと間で複雑な構造と多くの機能を持つ組織は、組織の文書、形成およびインデックス例均一な原則を適用した場合。 したがって命名総務部のスタッフ、質の高いサービスを、他 の構造単位 または組織のアカウントに規範文書の要件を取って形成されるべきです。

最初のステップで命名単位または組織例を含まなければならない書類の問題やカテゴリを識別することです。 私たちはどのように作成し、受信するために文書の全体量をカバーする必要性から進めるべき。 あなたが命名法でカバーされていない新しい質問を見たとき、追加を行うことが必要です。 フォーム総務命名法は、タイムリーな更新にそれを可能にしなければなりません。 そのため、総務のインデックスを作成する際には、新しいインデックスの可能性を提供し、以前に割り当てられたインデックス既に形成されている例を置き換える除外する必要があります。 未完の仕事を渡すと、元の数の保全から来年範囲に引き継が。

各ケースのタイトルを明確にすると、完全に例組成と、このフォルダに配置されている文書の内容を開示しなければなりません。 フォルダのインデックスと指定しなければならない の貯蔵寿命 ケースを。 例統合は公称、例えば、受注、プロトコル、説明書などに基づいて行われます。 場合によっては、例えば、具体的に構成することができるように特定のレポーター、対応記者と原料の供給、対応のために、領土基づい組み合わせ、およびに対応。

文書をグループ化する場合は、そのストレージの条件に注意を払う必要があります。 一時的および永続ストレージまたは異なる保存期間の1ケース文書にまとめることはできません。 これは、ドラフトの契約に含めることは許されない、無関係な文書やコピーオプションが掛け。 事務の形成においては、全ての文書の署名と適切なクリアランスの存在下でチェックする必要があります。

インデックス総務優先順位は、重要度の順になされるべきです。 最初は、最も重要な文書（受注、規制やその他の概説 行政文書を）。 事務の命名法は、保管、注文避難の条件を事務のインデックスと見出しを含める必要があります。 組織の確立順序によって承認さと合意した例範囲 役員 地方の州アーカイブの。 命名法では、今年の終わりには、各カテゴリでは、今年中にオープンされた例数を示す最後のレコードを発行しました。 永久保管または一時記憶例処分の例をファイリング（満期）を設立に従って行われる 事務作業上の命令によって 、組織の権利の。