公式文書は何ですか？ 概念とタイプ

ドキュメントはずっと前から存在しています。 彼らは執筆と一緒に登場した。 文書 の重要な 機能は 、情報の固定とその後の転送、情報の記録とその保存です。 これらのタスクを実装する際には、公式文書を含むさまざまなものが使用されます。 彼らが使用されている社会生活の領域は非常に多様です。

分類

上記のように、 公式文書を含む様々な生活分野が使用されています。 еще существуют носители информации? その他のメディアはありますか？ 紙は個人的にすることができます。 そのような書類は公式な活動の外に作成され、公的な職務を果たします。 彼らには、対応、日記、回想録が含まれます。

公式文書

– страна с особым государственным устройством. ロシアは特別な国家構造を持つ国です。 その領土には法律、権力の枝、国家があります。 . 公式の規範文書は後者の基礎となる。 これらの行為は、機関の機能の秩序、能力の限界、職務、権利、職員の責任を確立する。 彼らの創造は骨の折れるもので時間のかかる作業です。 являются законы, стандарты, правила, приказы, распоряжения и проч. 公式文書は法律、基準、規則、命令、命令などである。 彼らのほとんどは管理職です。

論文の種類

情報の記録方法に応じて、以下のものが区別されます。

1. テキスト文書。 これは、言葉の性質の情報が存在する行為です。 これは、任意の録音システムまたは任意の種類の手紙によって記録されます。
2. 電子公式文書。 акт, созданный и читаемый с использованием компьютера. これは 、コンピュータを使用して作成され、読み取られた行為です。
3. タイプライターされた公式文書。 акт, создание которого осуществляется с использованием технических средств. これは行為であり、その創造は技術的手段を用いて行われます。
4. 手書きの公式文書。 бумага, в которой знаки наносятся от руки. 手紙を手で描いた紙です。

これらのカテゴリーの行為は、企業および当局の活動に使用されます。 オフィスサービスは文書の処理と保管を行います。

マネジメントペーパー

企業または行政機関の行政装置に対する態度に応じて、文書は区別される：

1. 着信。
2. 内部。
3. 退出する。

行為はアクセス制限のレベルも異なります。 これに基づいて、文書は区別されます。

1. 秘密。 彼らには特別な印が付いています。 そのような書類を扱うには特別な許可が必要です。
2. シンプル。
3. サービスの使用。 これらの行為には、適切な印がついています。 それらは、権限または企業の従業員によって使用されます。

信頼性の程度

これに基づいて、文書は以下のように分類されます。

1. スクリプト。
2. 重複します。
3. コピー。

行為の原本は、法的強制力を持つ最初または唯一のコピーです。 オリジナルは公式の公式署名、認可スタンプ、スタンプインプリントで認証され、登録指数を持っています。 元来、情報は必ず信頼性を確認します。 例えば、場所、創造の時間に関する情報とすることができる。 複製 - オリジナルの2番目のコピー。 この文書には法的強制力もあります。 原本が紛失した場合に発行されます。 コピーとは、元の情報が完全に複製された行為、その外部の兆候です。 しかし、法的強制力はありません。 コピーには、オリジナルとの対応を証明する特別な要件がある場合があります。 この場合、法的強制力を獲得する。

保管および伝送方法

公式文書ごとに、アーカイブに独自の時刻を設定します。 法律は、恒久的、一時的（最長10年）または長期（10年以上）の保管が可能です。 この用語は、Federal Archivesによって決定され、文書のリストで修正されています。 伝送の方法に応じて、それらは区別されます：

1. 手紙。
2. テレフォングラム。
3. テレグラム。
4. ファクソグラミー。
5. テレックス。
6. 電子メッセージ。

内容

各公式文書は特定の目的のために使用されます。 コンテンツに応じた管理行為は、

1. 組織的かつ管理的。 彼らには、特に、チャーター、規制、命令、決定、指示、規制、人材派遣などが含まれます。
2. 参考資料と情報。 このカテゴリには、テレグラム、手紙、 注釈、 サービス ノート、メモ、 行為、証明書などが含まれます。
3. スタッフのペーパー。 これらには、個人用のファイル、オーダー、ワークブック、アプリケーション、契約書、要約、アンケート、特性などが含まれます。

構造

公式文書を構成する2つのコンポーネントがあります。 これは情報と法的要素です。 70年代初め。 アーカイブには新しいコンセプトが導入されました。 それは「ドキュメンタリー情報」という言葉になりました。 それは、公開情報として理解されるべきであり、または人間の思考形態および異なるデータの種類のレベルで処理され、処理および保管のために材料キャリアに記録されるべきである。 文書の既存の定義を分析すると、その解釈のためのいくつかのアプローチが選定されています。 彼は：

1. マテリアルオブジェクト。
2. 情報のキャリア。
3. 文書化された情報。

任命

実際に使用されている定義は、その情報の本質を強調しています。 情報を表示する行為は、その保存と蓄積を保証します。 これと併せて、文書は他の人への情報のさらなる移転、その繰り返しの使用の可能性を前提としています。 データキャリアとして機能し、企業、組織、または企業の内部組織の不可欠な部分です。 情報は管理上の意思決定に使用され、情報の実行と情報の一般化の証拠として使用されます。 さらに、この文書は、参照および検索活動のための資料としても機能します。 管理の枠組みの中で、その決定は記録され、固定されているので、それは労働の目的とその結果である。

必要条件

それらは各文書に存在する必須要素です。 特に、以下が含まれます。

1. 名前。
2. テキスト。
3. 日付。
4. 解決策。
5. グリフォーの承認/承認。
6. 受取人など。

異なる行為では、必要な数が異なります。 その数は、文書を作成する目的、内容に課される要件、目的およびその他の要因によって決まります。 多くの文書では、必要数は厳密に制限されています。 行為が必須要素のいずれかを欠いているか間違って示している場合、その行為は無効と認められます。